Девять советов для удаленных сотрудников
За прошедшие месяцы удаленная работа перестала быть чем-то необычным. Скоро сотрудники вернутся в офисы и будут входить в привычный ритм. Но если вы решите оставить часть сотрудников на удаленке постоянно, нужно пересмотреть «авральную» политику и создать максимально комфортные условия для таких работников.
И главное здесь — не переносить офис домой, а сделать дом таким же удобным, как офис.
Для этого есть девять шагов, о части которых мы уже писали.
1. Дайте сотрудникам нужные инструменты
Для большей части рабочих задач нужно не так уж много инструментов: офисный пакет, браузер, почта, возможно внутренние хранилища, иногда специальное ПО. В условиях удалённой работы к этом прибавляются программы для связи.
Здесь возникает два вопроса:
1. Сотрудники будут использовать собственные устройства?
2. Компания выдаст ноутбуки, камеры и гарнитуры?
В первом случае на устройства сотрудников необходимо установить всё корпоративное программное обеспечение, в том числе, отвечающее за безопасность.
Если у сотрудника недостаточно хорошая веб-камера или гарнитура, а ему необходимо общаться с клиентами и коллегами, то имеет смысл выдать ему эти устройства, потому что виртуальная встреча должна проходить профессионально, потому что нечеткое изображение и глухой звук недопустимы.
Эти же правила касаются и устройств, которые компания выдает сотрудникам.
Если вы закупили специальные программы для связи или безопасной работы, проведите обучение сотрудников, составьте алгоритмы для выполнения специфичных задач.
2. Выявляйте проблемы сотрудников
Интересуйтесь жизнью сотрудников. Используйте прямые разговоры, косвенные наблюдения, а также любую возможность, чтобы поддержать их.
Для менеджеров и тимлидов можно составить рекомендации по деликатному общению с сотрудниками, подготовить ответы по наиболее частым вопросам, включая перспективы, общее настроение в компании и так далее.
3. Стройте диалог
Двустороннее общение между менеджерами и работниками усиливают вовлечение сотрудников в работу. Если сотрудники понимают, почему руководство приняло те или иные решения и их последствия, то охотней поддерживает инициативы, связанные с переменами. К тому же сотрудники могут выразить свои опасения, негативные эмоции, страхи, их ощущение неизвестности становится не таким острым и паническим.
При этом в диалоге важно акцентировать внимание не только на негативных сторонах, но и говорить о положительных. В противном случае диалог будет не таким продуктивным.
4. Доверьтесь сотрудникам
Руководители могут быть недовольны тем, работники выпали из их зоны контроля и видимости, а микроменеджмент стал недоступен. Поэтому всё, что остаётся — доверять сотрудникам, которые в данный момент и без того в состоянии стресса. Хотя не стоит забывать о производительности, но старые методы её контроля лучше пока не использовать, а найти другой способ для измерения и мотивации.
5. Сделайте акцент на ценности организации
Многие компании создали систему ценностей, которая описывает отношение к сотрудникам и клиентам. Не забывайте напоминать об этом!
При этом важно напоминать, что несмотря на кризисное состояние, залогом выживания и успеха остаётся правильное отношение к работе, клиентам и коллегам, процессам. Ведь в стрессовом состоянии количество деструктивных действий растет.
Поддерживайте правильное поведение, наказывайте разрушительное. В сложные периоды практически не остается инструментов компенсации ошибок.
6. Цели создают ясность
Те или иные роли и цели, которые были в вашей компании, в нынешней ситуации могут меняться или даже исчезать. А без точных целей трудно сосредоточиться на работе. Мы уже писали о важности целей, но также отметим, что к новым целям и ролям нужно создать новые процессы.
Четкие посылы и прозрачные понятные процессы увеличивают вовлеченность сотрудников, а заодно снижают их тревожность.
В условиях удаленной работы это становится особенно важным.
7. Результат превыше всего
Несмотря на то, что хорошо отлаженный процесс делает жизнь сотрудников проще, не стоит воспринимать их как догму. Процессы нужны для достижения результата, и если процесс недостаточно гибкий, он может вызвать проблемы. Поэтому в случае удаленной работы, процессы нужно выстраивать так, чтобы сотрудники могли выполнять поставленные задачи максимально удобным и продуктивным для них способом.
Если сотрудник должен выполнить некий объём работы, то его право решать каким инструментом пользоваться и как распределять рабочее время.
Поэтому важным становится договариваться об удобном для всех времени планерок и границах, в которых работники могут действовать свободно. Понятно, что если макет или отчет должны быть сданы к 11.00, то просрочки недопустимы. Однако не стоит планировать день так, чтобы исполнители не могли скорректировать его.
И, конечно, не стоит забывать, что процесс разговора с командой о целях и достижениях, остается очень важной составляющей.
8. Признавайте заслуги
В сложные периоды похвала становится особенно ценной. Признание достижений работника не только мотивирует, но и создает модель поведения для остальных команд. Причем это может быть нематериальная поддержка: публичная похвала на собрании, небольшие льготы или электронная книга.
Этот же метод работает и в компаниях, которые столкнулись с замедлением рабочих процессов.
Используйте принятые в компании методы отслеживания успехов, развивайте их, но при этом ищите способы поощрения в виртуальном пространстве.
Стимулируйте общение удаленных команд, в ходе которого коллеги смогут политься наработками и достижениями.
Конечно, виртуальное общение вносит свои коррективы. Но это не мешает узнать как сотрудник добился результата, с какими сложностями столкнулся и кто ему помог. Используйте эти инструменты.
9. Поощряйте новшества
В условиях компании рост компании становится затруднительным. Поэтому повышается склонность руководителей и менеджеров к риску — нестабильная ситуация требует новых подходов.
Поэтому стоит вовлекать больше сотрудников в инновации. К тому же это хорошее время, чтобы выявить работников, склонных к новшествам. Раньше они могли молчать, поскольку ситуация была стабильной и не требовала перемен.
При это сами инновации могут быть минимальными и касаться даже организации работы в сторону повышения эффективности. Напомним, что результат важней процесса.
Собирайте новые решения, масштабируйте их и не забывайте отмечать сотрудников, которые привнесли инновации.
