Удаленная работа. Сложности перехода

Пора задуматься о новом подходе

Аренда офиса и его поддержка съедают немалую часть бюджета компании. Для экономии можно снять помещение подешевле или отправить сотрудников на удаленную работу. Однако если переводить сотрудников на удаленку только ради этого, то никакого эффекта не будет. Скорей всего станет только хуже, поскольку удаленная работа — это тонкая настройка отношений между работодателем и сотрудниками.

Карантин во время COVID-19 также отчетливо показал, что многие компании могут иметь в штате «удаленщиков» и вряд ли теперь откажутся от такой возможности. Правда, правильно настроить работу не так просто и часто важно настроить не только удаленные рабочие места, но и самих сотрудников.

Программы удаленной работы выгодные работникам и компаниям:

• сокращение расходов на содержание;
• снижение уровня невыходов на работу;
• удержание сотрудников;
• улучшение бренда работодателя;
• возможность нанять талантливых сотрудников из других регионов.

Но не всё так просто. Есть известные проблемы:

• взаимное недоверие;
• заблуждения относительно того какую работу можно или нельзя выполнять удаленно;
• одиночество, которое испытывают удаленные сотрудники, потеря энтузиазма и командного духа;
• сложности при создании подходящей инфраструктуры.

Поэтому прежде чем окончательно переводить сотрудников на работу из дома нужно сделать несколько важных вещей:

• определить задачи можно выполнять удаленно;
• создать атмосферу доверия и сразу договориться обо всех условиях удаленной работы;
• составить список требований к сотрудникам и руководителям;
• создать систему поддержки удаленных сотрудников;
• провести стресс-тестирование своей инфраструктуры.

Важно понимать, что за этими советами скрывается немало подводных камней. Например, в компании установлены системы мониторинга за сотрудниками. Иногда очень грубые, которые записывают всё, что происходит за компьютером. Есть и более мягкие варианты, которые просто показывают активен сотрудник в определенное время или нет. Если подобное ПО стоит на рабочем компьютере сотрудника, ситуация понятна. Но этично ли ставить программы слежения, если сотрудник использует личное устройство? Можно ли удаленно блокировать его соцсети в рабочее время?

Стремление руководства контролировать работу понятно, но в случае удаленки ситуация меняется и здесь нужно искать компромиссы.

Сами же сотрудники должны понимать, что в компании есть правила и нормы безопасности. И они должны будут их придерживаться, даже при работе с собственного устройства.

Подобных вопросов может появиться много и на каждый нужно дать ответ. Потому что будущее рабочих мест именно за удаленкой.

Тенденции

Согласно данным Gartner к 2021 благодаря удаленным рабочим местам компании смогут разместить на 40% больше сотрудников в том же офисе, что и сегодня. И в этом нет ничего удивительного. С 2012 по 2016 год количество удаленных сотрудников выросло на 4%. В США 43% работников работали периодически дома.

Это глобальное явление. Особенно много удаленщиков в Финляндии, Японии, Нидерландах, Швеции и США. На их опыте можно посмотреть какие тенденции стоить принять во внимание.

• Цифровое рабочее место

Несмотря на то, что сейчас активно используются цифровые инструменты, всегда появляются новые, на которые стоит обратить внимание.

• Технологии взаимодействия

По сути это набор инструментов совместной работы и общения, которые практически стирают грань между удаленными и офисными сотрудниками.

Однако недостаточно снабдить сотрудников рабочими ноутбуками и смартфонами, обеспечить безопасное подключение и дать средства коммуникации. В конце концов это технические вопросы, которые можно решить довольно быстро.

В первую очередь важно настроить доверительные отношения. А ещё создать систему поддержки сотрудников, особенно тех, кто не имел опыта удаленной работы. В противном случае они теряют мотивацию и выгорают.

В любом случае, прежде чем задумываться об удаленке стоит ответить на четыре вопроса, которые мы уже частично озвучили:

1. Можем ли мы доверять сотрудникам работать из дома, если не видим их?
2. Есть ли у нас работа, которую можно выполнять удаленно?
3. Есть ли у нас сотрудники, которые хотят работать удаленно?
4. Есть ли у нас технологии для удаленной работы?

Пожалуй, ответ на первый вопрос будет самым главным.

Доверие

Оно создается сверху вниз, от руководителей к подчиненным. При этом никаких новых инструментов нет, система отношений и общения остается практически прежней:

• Руководитель доверяет удаленным сотрудникам, также, как если бы они были в офисе.
• Руководитель принимает на себя ответственность за действия удаленных подчинённых.
• Ценит их вклад, поддерживает рост.
• Поддерживает прозрачные отношения и проводит честную политику относительно задач, состояния компания и выплат.

Есть три способа, которые помогут создать и поддерживать культуру доверия. Их нужно использовать комплексно.

Сила авторитета

Дайте сотрудникам возможность самостоятельно выбирать режим и место работы. Но не забывайте про регулярные встречи, на которых стоит обсуждать сложности в работе. Они могут быть очными или проходить по видеосвязи.

Сила подотчетности

Создайте максимально прозрачную систему измерения эффективности сотрудника. Она должна оценивать результаты, а не только действия и количество затраченного времени. Ставьте задачи с указанием сроков, но не стоит отслеживать их каждый час, если задача не срочная.

Также важно помогать менеджерам, которые управляют удаленными сотрудниками и старайтесь избегать предвзятости. Последняя может исходить, например, из убеждения менеджера, что удаленные сотрудники менее эффективны.

Отслеживайте эффективность удаленных и офисных сотрудников (если они выполняют близкие задачи), чтобы убедиться, что их скорость работы и отдача одинаковы.

Также не забывайте включать удаленных сотрудников и команды, которые работают в офисе.

Сила объединения

Мы уже говорили, что удаленная работа не всегда положительно отражается на сотрудниках Отсутствие живого общения по рабочим вопросам может стать губительным.

Поэтому необходимо поддерживать развитие социальных связей удаленных сотрудников. Поддерживайте их личные контакты, если это возможно либо же предоставьте возможности проводить отдельные встречи по видеосвязи.

В частности это касается общих собраний. Если член команды работает удаленно, имеет смысл включать его в собрания и общаться по видеосвязи. Удаленный сотрудник остается в команде и важно постоянно это подтверждать.

Другой момент: профессиональное развитие удаленных сотрудников. Поощряйте самостоятельное прохождение вебинаров.

И, конечно, не забывайте приглашать их на офлайн-обучение и мероприятия.

Какую работу можно выполнять удаленно?

Для начала нужно определить, что подразумевается под понятием «работа» в вашей компании.

Возьмем к примеру, сеть магазинов. Есть торговые точки, разбросанные по всей стране и есть центр, который занимается руководством и обслуживанием.

Очевидно, что продавцы и администраторы не могут работать из дома. Но команда, которая занимается поддержкой и развитием сайта (в том числе интернет-магазина и мобильного приложения) уже не привязаны к месту.

Если вы работаете с виртуальными объектами, например разработка, или продажа цифровых продуктов, бухгалтерия или маркетинг, то такие команды можно частично вывести из офиса.

Например, в компании LiveOps более 20 000 сотрудников колл-центра. И слоган компании звучит так: «Современный колл-центр — это не колл-центр. Это сеть виртуальных агентов по требованию».

Есть пять элементов, которые позволят эффективно настроить удаленную работу.

Определите объём работы, который можно выполнять удаленно.

Не обязательно переводить всех сотрудников на работу из дома. Так или иначе остаются процессы, которые надо решать здесь и сейчас в офисе.

Право на работу, а не на человека.

Получить возможность работать удаленно должен каждый сотрудник, который изъявил желание. Не стоит допускать дискриминацию на основе личных качеств человека.

Эффективность должна рассчитываться по результатам.

Важно отслеживать все шаги процесса и промежуточные результаты, соотношение результата и затраченного времени. Однако такой подход может потребовать изменений в ожиданиях и системе отчетности.

Тестовый период удаленной работы.

Весной 2020 года такой тестовый период получили многие компании. Но если вы так и не пробовали удаленную работу, дайте сотрудникам шанс испытать себя.

Спрашивайте коллег об эффективности работы сотрудников

Важно инспектировать не только вертикальные связи (менеджер-сотрудник), но и горизонтальные (сотрудник-сотрудник). Допустим, часть процессов работника А зависит от сотрудника Б. Если Б работает на удаленке хуже, это снижает эффективность А. В итоге страдает вся цепочка исполнителей.

Ожидание и помощь

Для сотрудников переход на удаленку может быть непростым и тревожным. Поэтому важно подготовить новые требования и обговорить их вместе с командой.

При этом правильный подход к удаленной работе может повысить эффективность компании. Best Buy (сеть магазинов электроники), BT (табачная фабрика) и Dow (производство пластика и химической продукции) сообщили, что удаленные работники на 35-40% продуктивней, чем офисные сотрудники.

AT&T обнаружила, что удаленные работники работают в среднем на пять часов в неделю больше, чем их офисные коллеги. О том, что у них снизился уровень стресса сообщили 82% сотрудников.

Однако в очередной раз стоить напомнить об опасности выгорания сотрудников. Оно связано с одиночеством и хоть сотрудники в целом испытывают меньше стресса, 50% испытывают истощение.

Поэтому крайне важно настраивать горизонтальные связи, поддерживать общение по видео, интересоваться не только рабочими вопросами. Иными словами важно позвонить и не только узнать как продвигается проект, но и как в целом чувствует себя сотрудник.

Стресс-тест инфраструктуры

Отдельные элементы инфраструктуры зависят от ролей сотрудников. Если это копирайтер или дизайнер, его влияние на инфраструктуру минимально. Если же сотрудник нуждается в доступе к специфическому ПО или информационным ресурсам компании, то важно не только предоставить им удаленный доступ, но и сделать его максимально безопасным.

Также важно подобрать инструменты, которые будут удобны сотрудникам, а главное эффективны в плане коммуникаций и общей работы. Например, при новом взгляде на инфраструктуру может выясниться, что в компании недостаточно инструментов для оцифровки процессов — мало облачных решений, нет общей площадки для рабочих чатов и потому разные отделы никак не связаны друг с другом. При работе в офисе сотрудники этих отделов общались лично. В случае же удаленной работы такая возможность исчезает.

Следующий сложный вопрос касается оборудования удаленных сотрудников. Будет ли компания выдавать им ноутбуки? Насколько широким должен быть канал для эффективной работы? Будет ли компания обеспечивать часть затрат на интернет? Как оформить эти компенсации? Какие требования должны быть у рабочего место удаленного сотрудника?

В таблице ниже представлены требования крупных компаний к удаленным сотрудникам. Последний столбец дает некоторые ответы относительно IT-инфраструктуры.

Компания	Тип работы	Минимальные стандарты	Технические стандарты
Amazon	Обслуживание клиентов	Сотрудники должны иметь как минимум год опыта работы с клиентами и диплом средней школы. Также они должны проверку в службе безопасности.	Сотрудники должны приобрести ПК с высокоскоростным Интернетом. Они также должны иметь аналоговую телефонную линию и тихое рабочее место.
Apple	Менеджер по работе с клиентами, менеджеры по отдельным территориям	Сотрудники должны иметь тихую комнату без раздражителей. Apple предлагает письменный стол и эргономичное кресло.	Сотрудники подключают высокоскоростной интернет. Apple предоставляет iMac и гарнитуру.
Facebook	Инженеры и разработчики	Никаких официальных разрешений или логистических процедур не требуется. Сотрудники просто обновляют свои статусы до «работа на дому» (WAH).	У большинства сотрудников есть ноутбуки, а не настольные компьютеры. Предварительно настроен доступ к VPN.

Итоги

Переход на удаленную работу не означает, что сотрудник теперь выполнять свои задачи из дома или любого удобного ему места.

Это сложный процесс, который вынуждает пересмотреть некоторые рабочие отношения: отчетность, отслеживание эффективности, коммуникации, сама инфраструктура компании.

Но одним из важнейших аспектов остается взаимное доверие сотрудников, менеджеров и руководителей. Создать атмосферу доверия — один из самых сложных элементов. И та, компания, которая добьётся максимальной эффективности в этом вопросе сможет выиграть от перевода части сотрудников на удаленную работу.